Satın alma kararları hem kişisel hem de kurumsal düzeyde dikkatli bir süreç gerektirir. Doğru kararlar maliyet tasarrufu sağlarken, yanlış kararlar gereksiz masraflara ve memnuniyetsizliğe yol açabilir. Bunun için en başından yapmanız gereken şey ihtiyaç analizi yapmak ve bütçenizi belirlemektir. Hadi buna birlikte bir göz atalım.
1. İhtiyacı Tanımlama: Gerçekten neye ihtiyacınız olduğunu net bir şekilde belirlemelisiniz. "Ne istiyorum?" sorusundan önce "Neye ihtiyacım var?" sorusunu sormalıyız. Bu, gereksiz ve plansız harcamaların önüne geçmenin en temel yoludur. Belki küçük ya da az sayıda yapılan alımlarda değil ama birçok alıcı örneğin evinin ya da şirketinin kapsamlı tadilatında ya da inşaasında bazen çok seyrek kullanacağı ya da belki hiç kullanmayacağı şeyler için ciddi paralar harcıyor. Bu gibi detayları inşaat sürecinizi birlikte yürüttüğünüz uzmanınız ile projenin en başında iyi ve etkili şekilde değerlendirmenizde fayda var.
2. Bütçe Oluşturma: Satın alma için ayırabileceğiniz maksimum bütçeyi önceden belirlemek gerekiyor. Bu, seçeneklerinizi daraltmanıza ve finansal sınırlarınızın dışına çıkmanıza engel olur. Bütçenizi belirlerken, sadece ürünün fiyatını değil, uzun vadede ortaya çıkabilecek bakım, onarım veya ek hizmet maliyetlerini de göz önünde bulundurmalısınız. Bunun için birlikte çalıştığınız uzmanınızdan bir ön keşif hazırlamasını isteyebilirsiniz. Bu sayede hem iş kırılımlarını ve paketlerini görür, hemde yaklaşık maliyet konusunda fikir sahibi olursunuz. Bu olmadığı zaman genellikle iş kapsamına birçok ilaveler geliyor ve bütçenin çok üzerinde iş tamamlanıyor. Ön keşif sizin yol haritanız ve arada dönüp kontrol edeceğiniz bir başlangıç proje özeti olacak o yüzden özenli hazırlanmalı.
3. Pazar Araştırması: Satın almayı düşündüğünüz ürün veya hizmet hakkında detaylı bir araştırma yapın. Farklı markaları, modelleri, hizmeti, satıcıları ve projenizi teslim edeceğiniz kişi ve firmaları karşılaştırın.
Kalite ve Dayanıklılık Kontrolü Yapın: Fiyat tek başına belirleyici olmamalıdır. Ürünün, hizmetin ya da işin kalitesi, kullanım ömrü ve dayanıklılığı, uzun vadede size daha fazla tasarruf sağlayabilir. Ucuz bir ürün ya da hizmet almak cazip gelse de sık sık tamir veya değişim gerektirmesi veya uzun vadede gizli kusurların ortaya çıkması (örneğin; su yalıtımının iyi yapılmamış olması sonucu küflü bodrum katları ya da akan çatılar vb.) kesinlikle daha maliyetli olacaktır.
Tedarikçi/Satıcı Değerlendirmesi: Satıcıların ya da hizmet aldığınız kişilerin güvenilirliğini onlar ile toplantı ve görüşmeler yaparak değerlendirin. Özellikle büyük ve bütçeli iş/ürün alımı/hizmet söz konusu olduğunda, sürdürülebilir iş ilişkisi içerisinde olmanız önemlidir. Ve tedarikçi kişi ya da firma sözkonusu alım ürün, hizmet, iş ne ise o konuda yetkinliğini göstermelidir. Bu konuda iş hayatımda gözlemlediğim ciddi bir sorun var ve o da satınalma kararları verilirken genellikle fiyat odaklı hareket edilmesi. Alım yapacak kurumsal müşteri ve bireyleri çok iyi anlıyorum. Günümüzde para kazanmak hiç kolay değil, artan rekabet, yüksek maliyetler, düşük kar marjları ve yüksek enflasyon vb. daha da sayabilirim ki bunların hepsi baştan sona alım kararlarımızı ciddi şekilde etkiliyor. Benim gördüğüm soruna gelirsek, genellikle tabiri caizse elma ile elma karşılaştırılmıyor. Karşılaştırıyorum sanılıyor ama birçok teknik veri göz ardı edilerek bir karşılaştırma yapılıyor. Doğal olarak teknik açıdan üstün bir ürün, hizmet vs. doğası gereği daha maliyetlidir. O yüzden gerçek bir karşılaştırma için herşeyin ortaya konulması ve bunun ciddi şekilde irdelenmesi gerekiyor. Çünkü işini dürüst yapanlar ve teklif verirken her detayı hesaplayıp bunu maliyetine ekleyenler, bunu yapmayıp aynı işe, hizmete ya da ürüne fiyat verdiğini iddia edenlere göre pahalı kalıyorlar, sonuçta işi alamıyor ve zamanla ya değişip diğerleri gibi oluyorlar ya da zaman içerisinde pazardan çekilmek zorunda kalıyorlar. Bu durumda sadece dürüst ve bilinçli tedarikçi ya da hizmet veren kaybetmiyor, alım yapan kişi ya da kurumlar da diğer haksız rekabet edenlere mecbur kalıyor ve dolayısıyla kalitesiz ve ödenen paranın karşılığı olmayan hizmet, iş ya da ürünleri almak zorunda kalıyorlar. O yüzden bilinçli satınalma kararlarımız sonucunda hem doğru alım yapar, cebimizi korur, hemde pazarda adaleti sağlamış oluruz. Peki satınalma kararını verdik, sıra geldi sözleşme yapmaya. Onu da bir sonraki yazımda değerlendirelim.
Mutlu kalın…